چگونه به صورتجلسه خود اعتبار ببخشیم؟

چگونه به صورتجلسه خود اعتبار ببخشیم؟ متاسفانه در کشور ما در خصوص تنظیم صورت جلسات و شرایط شکلی آن استاندارد مشخصی وجود ندارد .

و این موضوع پاره ای مشکلات را در حیطه های مختلف کسب و کار و حقوقی ایجاد کرده است، در مقاله ذیل سعی شده چکیده تجربیات آنچه در سنوات کاری و حضور در جلسات متعدد رسمی و غیر رسمی در خصوص تنظیم صورتجلسه و چالش های فراروی آن کسب کرده ام را برای استفاده شما بازدیدکنندکان گرامی سایت به اشتراک بگذارم. صورتجلسه چیست؟

صورتجلسه به معنی نوشته ای است که در آن گفتگو اعضاء حاضر در جلسه درج می گردد، این گفتگو ها ممکن است در خصوص تصمیم گیری بر انجام کار یا تعهد یا توافقی برای تصمیمات بعدی باشد. در حقوق صورت مجلس ورقه ای است که یک مقام رسمی ( مثل قاضی یا پلیس یا هر یک از ضابطین قضایی) در آن یک عمل خارجی را ثبت می کند و از آن جهت دارای اعتبار است که می تواند در اثبات یک واقعه مدنی یا اداری دارای اثر باشد. در غالب جلسات اداری و رسمی، صورتجلسه تنظیم می گردد و برای اعتبار بخشیدن به صورتجلسات لازم است ارکان تنظیم صورتجلسه رعایت گردد. ارکان صورت جلسه:

_مشخصات اعضاء شرکت کننده : مشخصات اعضاء شرکت کننده یعنی ذکر مشخصه فردی و شغلی فرد یا همان سمت فرد حاضر در جلسه ( مثلا هنگامه عسگری – مسئول فروش غیر حضوری) . در صورتی که فرد به نمایندگی از طرف شخص حقیقی ( فرد) یا شخص حقوقی ( از طرف شرکت یا ارگان یا اداره ) در جلسه حاضر شده است حتما باید در صورتجلسه به آن اشاره کنیم.

_امضاء شرکت کنندگان : امضاء شرکت کنندگان در ذیل صورتجلسه ، به صورتجلسه رسمیت می بخشد و معمولا این امضاء در آخرین برگ صورتجلسه و ذیل تمام موارد مطروحه انجام می شود. در برخی صورتجلسات که از اهمیت ویژه ای برخوردار است شرکت کنندگان ذیل تمام صفحات را امضاء می کنند.

_مطالب مطروحه: مطالب مطروحه در جلسه با توجه به حجم آن و اهمیت آن ها بصورت مشروح و یا خلاصه منعکس می گردد. در برخی جلسات هم فقط رئوس مطالب مطرح شده در صورت جلسه قید می گردد.

_تصمیمات اتخاذ شده : بعد از مطالب مطرح شده در جلسه ، نتیجه مذاکرات بعمل آمده و جمع بندی آنها و یا تصمیمات نهایی متخذه بصورت بندهای مستقل در صورت جلسه قید می گردد. که البته لازم است در هنگام تنظیم این قسمت دقت شود که در هر بند مرجع مخاطب و مرجع اجرا کننده آن تعیین گردد و در صورتی که برای انجام آن مدت زمان تعیین شده حتما ذکر گردد.

_زمان و مکان جلسه : ذکر تاریخ دقیق و شروع و خاتمه جلسه.

_تکلیف جلسه بعدی: اگر در جلسه پیش رو به دلیل وسعت موضوع امکان جمع بندی موضوع محقق نشود و تصمیم گیری نهایی به جلسه بعدی محول شود ، لازم است که به آن اشاره کنیم که در جلسه آینده چه مباحثی مطرح و تصمیم گیری می شود.

انواع صورتجلسه

صورتجلسه مشروح: صورت جلسه مشروح که در آن جزییات مطالب مطرح شده در جلسه به تفصیل و کامل ذکر می گردد معمولا در جلسات دادگاه ، صورت مجلس تنظیمی ضابطین قضایی و یا هنگام تصمیم گیری های مهم تنظیم می گردد و از آن جهت ذکر مشروح مذاکرات دارای اهمیت است که بیانات هر یک از اعضاء به لحاظ موضوع یا شخص اظهار نظر کننده مهم است.

صورتجلسه خلاصه: در این گونه صورت جلسات خلاصه مطالب و یا نتیجه مذاکرات به طور خلاصه درج می گردد و یا فقط رئوس مطالب عنوان شده هر فرد ذکر می گردد.  قبل از ورود به جلسه لازم است مطالعه کافی و کسب اطلاع لازم پیرامون دستور جلسه داشته باشیم و در صورت نیاز مدارک و مستندات لازم را همراه خود به جلسه ببریم.  در صورتی که صورتجلسه در چند صفحه تنظیم شده است ، حتما تمام صفحات شماره صفحه داشته باشد  در برخی جلسات ، صورت جلسات در فرم های از پیش تعیین شده تنظیم می گردد. استفاده از فرم های صورتجلسه به لحاظ سهولت استفاده و سرعت در انجام امور در بسیاری از ارگان ها و ادارات متداول است اما این فرم ها در برخی از مراودات شخصی و خصوصی قابل استفاده نمی باشند.  بهتر است صورتجلسات در همان جلسه تنظیم و به امضاء حاضرین در جلسه برسید. 

در هنگام تنظیم صورتجلسه و جمع بندی موضوع جلسه بهتر است ، مطالب را بر اساس الویت و یا فوریت انجام به ترتیب بنویسیم. ابلاغ صورتجلسات، موضوعی است که باید بعد از اتمام جلسه به فوریت انجام شود.