در جلسه مذاکره چگونه تقاضای خود را مطرح کنیم؟

امروزه یکی از دغدغه های افراد در زمینه کسب و کار های خود و مذاکره در جلسات مختلف کسب مهارت در هنگام طرح تقاضا ها می باشد، توانایی تشخیص اینکه :آیا شما به عنوان مذاکره کننده در شرایطی قرار گرفته اید که بتوانید تقاضایی را طرح کنید؟آیا شما به نوع تقاضای خود و نحوه طرح آن شناخت کامل دارید؟

تقاضای شما باید به شکل و با چه چاشنی طرح گردد؟تقاضای شما باید چه شاخصه هایی را دارا باشد؟همه و همه سوالاتی هستند که در مقاله پیش رو با توجه به سنوات کاری و تجربه حضور در جلسات مکرر رسمی و غیر رسمی ، تجاری و یا همکاری با آن روبرو بوده ام و برای استفاده و بهره گیری شما دوستان و بازدیدکنندگان محترم سایت قرار داده ام. 

تعریف تقاضا: تقاضا در لغت به معنی میل و خواسته است. اکثر تقاضاهای ما در عالم کسب‌وکار مالی است، یعنی باوجود اهداف مالی و کسب درآمد بیشتر و سود واقعی‌تر، گفتگوها و مذاکرات خود را در حوزه کسب‌وکار طرح‌ریزی و گسترش می‌دهیم.جالب است بدانیم ما در بسیاری از گفتگوها و مذاکراتمان به‌صورت پنهان و یا به‌صورت آشکارا در حال طرح تقاضا و یا پاسخ دادن به تقاضای دیگران هستیم.

تقاضای ما چه شکلی باشد: تقاضای مثبتهمیشه در جلسه مذاکره باید آنچه تقاضا داریم را بگوییم نه آنچه نمی‌خواهیم، صحبت در مورد آنچه که نمی‌خواهیم باعث نوعی مقاومت در طرف مذاکره می‌گردد. وقتی تقاضای خود را در جلسه مذاکره به‌صورت منفی بیان می‌کنیم، در طرف مذاکره دو ذهنیت ایجاد می‌کنیم:

1) اینکه با تقاضای منفی طرف مذاکره گیج می‌شود و اصلاً نمی‌تواند تشخیص دهد ما دقیقاً چه درخواستی داریم.

2) با تقاضای منفی در فرد نوعی مقاومت ایجاد می‌کنیم. تقاضای شیشه‌ایدر جلسه مذاکره باید تقاضا و درخواست خود را به‌صورت شفاف، واضح مطرح کنیم. گاهی پیش می‌آید درخواست و یا تقاضا ازنظر خود ما روشن و واضح است و فکر می‌کنیم برای طرف مذاکره هم این‌چنین باشد و بدون شرح و یا سؤال از او به کار خود ادامه می‌دهیم که این اصلاً برای یک مذاکره نتیجه‌بخش نخواهد بود.

یادمان باشد در مذاکره با جملات گنگ، مبهم و انتزاعی درخواست خود را مطرح نکنیم.þبه یاد داشته باشیم که در جلسه مذاکره هرچه واضح‌تر تقاضای خود را بیان کنیم، احتمال پذیرش درخواست‌های ما به‌مراتب بیشتر خواهد شد.در جلسه مذاکره باید توجه داشته باشیم که پیامی که می‌فرستیم لزوماً پیامی نیست که دریافت می‌شود و این تفاوت دریافت گاهی به‌صورت غیرارادی صورت می‌گیرد.

یک بعدازظهر که در شرکت بازرگانی یکی از همکلاسی‌های قدیمی منتظر نشسته بودم تا جلسه او تمام شود، صدای صحبت یکی از حاضرین که مشخص بود دست‌وپاشکسته ایرانی صحبت می‌کند توجه مرا جلب کرد، بعد از چند دقیقه متوجه شدم طرف‌های ایرانی حاضر در جلسه، از بازرگانان ترکیه‌ای که به‌عنوان فروشنده محصولات در جلسه مذاکره حاضرشده‌اند، درخواست داشتند که در مورد فروش اجناس با آن‌ها باانصاف رفتار کند و طرف خارجی اصرار می‌کرد که من حاضر به انصاف نیستم و بحث بالاگرفته بود، بعدازاینکه از جریان باخبر شدم روی برگه برای دوستم نوشتم که تنفس جلسه اعلام کند و کنارش نوشتم فوری.

وقتی دوستم از اتاق بیرون آمد از او خواستم اجازه دهد در بخش دوم مذاکره من هم شرکت کنم و او به این شرط پذیرفت که من خراب‌کاری نکنم و سعی کنم قیمت را کاهش بدهم. بعد از شروع جلسه از طرف ترکیه‌ای درخواست کردم با در نظر گرفتن شرایط اقتصادی ماه رمضان و تغییر تایم تردد و حضور افراد در مراکز خرید و کاهش تقاضای عموم مردم ایران در خرید پوشاک و زیورآلات، فروش این مرحله را با درصدی کاهش قیمت به طرف‌های ایرانی، انجام دهد.

او بعد از چند دقیقه مکث و تکان دادن سر به مفهوم حساب‌کتاب ذهنی، پیشنهاد مرا پذیرفت.بعد از پایان جلسه وقتی با طرف ترکیه‌ای صحبت کردم او به من گفت که اصلاً مفهوم باانصاف بودن را در معنای متداول آن متوجه نشده بود و فکر می‌کرد طرف‌های ایرانی منظورشان این است که قیمت کالاها نصف شود.

با دقت در مثال بالا متوجه می‌شویم که چقدر معنا و برداشت طرفین مذاکره از یک موضوع یا عبارت و یا کلمه، می‌تواند متفاوت باشد و این تفاوت برداشت تا چه اندازه طرفین را از توافق نهایی دور خواهد کرد.تقاضای هوشمندگاه در جلسه مذاکره ما درگیر گفتگویی می‌شویم که خود ازآنچه تقاضا می‌کنیم آگاه نیستیم. ما کلمات را بیرون می‌ریزیم یعنی از حضور دیگران به‌عنوان سطل اشغال کلمات استفاده می‌کنیم.

درنتیجه طرف مذاکره نمی‌تواند در بین حجم زیاد کلمات ما، تقاضای واقعی و مشخص ما را دریابد و یا دچار اشتباه در دریافت تقاضای ما می‌گردد.þباید سعی کنیم در جلسه مذاکره بدون درگیر شدن و پیچیده کردن گفتگو، تقاضای خود را واضح و هوشمند مطرح کنیم.تقاضا احساسی برای بالا بردن احتمال پذیرش تقاضا و درخواست خود در جلسه مذاکره بهتر است تقاضای خود را بااحساس همراه کنیم.

یعنی تقاضای خود را همسو با شرایط و دغدغه‌های طرف مذاکره مطرح کنیم.دریکی از جلسات کمیسیون توافقات، با یکی از انبوه‌سازان شخصی تهران که بسیار نگران توقف عملیات ساخت و تأخیر تحویل واحدها به خریداران و دریافت اقساط پیش‌خرید کنندگان واحدها بود، این نگرانی چندین بار در آن جلسه از سوی نمایندگان آن شرکت به‌صورت ضمنی اعلام شد و مشخص‌ترین درخواست مخفی آن‌ها فهم و همدردی ما با شرایط آن‌ها بود.

باید جلسه طوری ادامه پیدا می‌کرد که به آقای سازنده این حس را القا کنیم که “ما می‌دانیم رفع این موضوع برای شما تا چه اندازه حیاتی است “، باید با یک احساس همدردی اعلام می‌کردیم که ما می‌دانیم توقف فعلی عملیات ساخت برج‌های مسکونی شما تا چه اندازه مسائل مالی شرکت شما را به مخاطره انداخته است و هدف ما از تشکیل این جلسه مذاکره اهمیت دغدغه شما و پایان دادن به آن است.

توجه به احساسات و منشأ نیاز طرف مذاکره، در نحوه تقاضا ما بسیار تأثیرگذار است و ما را به هدفمان نزدیک می‌کند.تقاضای صریح:هنگام صحبت در جلسه مذاکره هراندازه ما در مورد موضوع تقاضا صراحت بیشتری داشته باشیم، احتمال به دست آوردن آن بیشتر است.

تردید در بیان تقاضا موجب نوعی بی‌اعتمادی در طرف مذاکره می‌شود.دریکی از جلساتی که شرکت کرده بودم، وقتی نماینده شرکت سازنده شرح قیمت تمام‌شده ساخت و تجهیز واحدهای مسکونی یک مجتمع را برای خریداران اعلام می‌کرد، برای تأیید گفته‌های خود مدام به مسئول ارشد خود نگاه می‌کرد و با عبارت “درست میگم مهندس ” از او تأیید می‌گرفت این عدم صراحت او در آنچه بیان می‌کرد نوعی حس بی‌اعتمادی و غیرواقعی بودن اعداد و ارقام را به‌طرف خریدار منتقل می‌کرد.

قبل از ورود به جلسه مذاکره برای خودمان واضح و مشخص کنیم که به دنبال چه پاسخی هستیم. در غیر این صورت در جلسه مذاکره گفتگوی بی‌هدف را آغاز می‌کنیم که بدون تحقق خواست طرفین به پایان می‌رسد.وقتی در جلسه مذاکره، طرفین مطمئن نیستند که در ازای آن تقاضایی که مطرح می‌کنند و موردبحث است، چه می‌خواهند وقت زیادی تلف می‌شود. وقتی ما در جلسه مذاکره بدون آنکه روشن کنیم از طرف مقابل چه می‌خواهیم؛ اغلب بحثی بی‌حاصل در پی خواهیم داشت.