امضای الکترونیکی دقیقاً چیست؟

آنچه در زیر می آید مروری است بر نحوه تعریف eSignature (امضای الکترونیک)، قانونی بودن آن و سود آن برای مصرف کنندگان و مشاغل.

قرن بیست و یکم، هزاره سوم، دهه های دیجیتال، عصر الکترونیک … فرقی نمی کند که به چه روشی آن را بچرخانید … عصر دیجیتال پیش روی ماست و به نظر می رسد با گذشت هر سال حرکت و سرعت بیشتری به دست می آورد.

تار و پود هزاره جدید با فرآیندهای دیجیتالی راحتی و توانایی بی سابقه ای را برای ما به ارمغان آورده است؛ اما بسیاری هنوز دقیقاً نمی دانند که امضای الکترونیک (eSignature) چیست، چگونه می توان از آن استفاده کرد، یا مزایای زیادی که دارد.

امضای الکترونیکی راهی قانونی برای گرفتن رضایت یا تأیید در مورد اسناد یا فرم های الکترونیکی است.

این امضا می تواند تقریباً در هر فرآیندی جایگزین امضای دست نویس شود.

چگونه امضاهای الکترونیکی تعریف می شوند؟

روش پیاده سازی eSignatures توسط یک کسب و کار، روش استقرار آنها و نسبت به نوع تجارت و نوع معامله در آن بسیار منحصر به فرد است.

مزایای امضای الکترونیکی چیست؟

امروزه امضاهای الکترونیکی تقریباً در همه کشورهای صنعتی جهان از نظر قانونی معتبر و قابل اجرا هستند.

پس از تصویب قانون معاملات الکترونیکی یکنواخت (UETA) و قانون امضای الکترونیکی در تجارت جهانی و تجارت ملی (ESIGN)، به ترتیب در سال 1999 و 2000، امضاهای الکترونیکی قانونی و به عنوان همتای سنتی آن شناخته شد.

این دو قانون با هم اجازه می دهد تا امضاهای الکترونیکی به راحتی جایگزین امضای سنتی شود، البته تا زمانی که سه مشخصه قانونی eSign برآورده شود:

ابتدا لازم به ذکر است گفته شود امضاكننده كسي است كه ادعا مي كند. در صورت نیاز، هویت یک امضا کننده با استفاده از نشانگرهای دیجیتالی مختلف مانند آدرس IP تأیید می شود.

 اما حال سه مشخصه قانونی:

1-سند چگونه امضا شد؟

2- امضا کننده چه عملی را انجام داد؟

3- چه اسناد اثباتی برای پشتیبانی از معامله الکترونیکی موجود است؟

علاوه بر این، این سوابق باید توسط تاجر یا موسس حفظ شود.

مزایای استفاده از امضای الکترونیکی چیست؟

قوانین و مقررات بین قاره ای نه تنها اجازه انجام معاملات در خارج از مرزها را می دهد، بلکه امضاهای الکترونیکی از زمان، هزینه و نظارت مربوط به این معاملات کاسته است در حالی که سرعت و سادگی را در مبادلات تجاری افزایش می دهد.

فوق العاده کارآمد

با داشتن اسناد الکترونیکی، انجام هر معامله و فرآیند را می توانید تسریع کرد.

زمان کمتر

(eSignatures امضاهای الکترونیکی)چرخه عمر معاملات را کوتاه می کند.

با پیدا کردن روش های استفاده از امضای الکترونیکی در مشاغل خود در وقت و هزینه صرفه جویی کنید.

بسیار مقرون به صرفه

استفاده از امضاهای الکترونیکی به کاهش هزینه های کاغذ، جوهر و هزینه پست کمک می کند، به عبارت دیگر صرفه جویی در هزینه های کلان را به دنبال دارد.

امضای الکترونیکی برای چه مواردی استفاده می شود؟

فروش و بازاریابی

امضاهای الکترونیکی به شما کمک می کند تا معاملات را سریعتر انجام دهید و شما را از بسیاری از کارهای مدیریتی وقت گیر خلاص می کند.

استخدام کردن

داوطلبان و کارمندان می توانند نامه های پیشنهادی و فرم های حمل و نقل را به صورت الکترونیکی به سرعت و با اطمینان پر و امضا کنند.

دسترسی شخصی به اسناد دیجیتالی و فرم های مسئولیت با قابلیت امضای الکترونیکی به حرکت دادن روندهای قانونی نیز کمک می کند.

چه زمانی به یک امضای الکترونیکی نیاز داریم؟

وقتی مراحل تجارت به امضا احتیاج دارد.

کاری که تا آن زمان روی کاغذ انجام می شد، اما در حال حاضر می تواند به صورت الکترونیکی انجام شود.

هنگام انتقال رسانه ایجاد اسناد الکترونیکی، چاپ آنها برای امضا و اسکن آنها برای بایگانی.

از امضاهای الکترونیکی نیز می تواند به امضاهای الکترونیکی ساده و پیشرفته اشاره کرد.

امضای الکترونیک در ایران

در ایران در صورتی که این امر محقق شود شاهد کاسته شدن بسیار از هزینه ها خواهیم بود.

در حال حاضر بیشتر ادارات و سازمان های کشور از امضاهای سنتی استفاده می کنند که با توجه به شرایط اقتصادی موجود هزینه های زیادی را نیز به کشور تحمیل می کند.

مشکلی که بر سر راه وجود امضای الکترونیک می باشد مربوط به نداشتن زیرساخت های مناسب است اما تا کنون نیز کارهای بسیار خوبی صورت گرفته است و امید می رود در سال های آتی از این حوزه الکترونیکی نیز در ایران استفاده شود.