مدیر امور قراردادها و شرح وظایف آن، موضوع وبینار امروز می باشد.

در ابتدا می خواهیم درباره وظایف مدیر امور قراردادها صحبت کنیم.

یعنی زمانی که مدیر در شرح شغل یا موضوعی می خواهد پرسنلی بگیرد یا فردی را می خواهد ارتقا دهد چه موضوع و بحث هایی را باید در نظر بگیرد.

وظایف مدیر امور قراردادها

1- برنامه ریزی برای انعقاد قرارداد

از برنامه ریزی برای انعقاد قرارداد تا مرحله اجرا و انعقاد قرارداد ، مدیر امور قراردادها دخیل است.

برنامه ریزی برای انعقاد قرارداد شامل تمام مذاکرات، گفتگوها، اسناد اطلاعات ارائه شده، پیش فاکتورهای ارسالی، شرط شرایط تحویل و نظم و شرایط گارانتی و تمامی آنچه قبل از انعقاد قرارداد به شما کمک می کند درباره بستن قرارداد یا نبستن این قرارداد اطمینان پیدا کنید می باشد.

در واقع اینها موضوعاتی هستند که در مرحله برنامه ریزی برای انعقاد قرارداد جای می گیرند.

موضوعی که صرفنظر از بحث های فنی که ممکن است مرتبط با حوزه های دیگر شرکت باشد مربوط به بار حقوقی هم هست. پس توافقات فقط توافق مدیران و واحدها و معاونت نیست، توافقات مدیران در سایه نگرش به موضوعات حقوقی ، توافقات مدیران برای انعقاد قرارداد با در نظرگرفتن حجم تعهدات و وظایف متقابلی که می خواهند در حیطه قراردادها بر عهده بگیرند. این از وظایف مدیر امور قراردادها می باشد.

اهمیت عنوان شغلی مدیر امور قراردادها

عنوان شغلی مدیر امور قراردادها خیلی رایج نمی باشد.

اما تشریح وظایف فردی با این سطح تسلط ، تصمیمات و قراردادهای شرکت را متحول و متفاوت خواهد کرد.

مدیرعاملی نیست که علاقه مند به این نباشد که یک فردی با این سطح از اطلاعات با تکیه بر موضوعات حقوقی بر امور قراردادها تسلط داشته باشد.

2- تنظیم پیش نویس های قرارداد

مرحله دوم تنظیم پیش نویس های قرارداد می باشد.

آماده سازی متن قرارداد براساس شرح توقعات ، مذاکرات و تعاملات با در نظر گرفتن الگوهای حقوقی شرکت ها در این مرحله انجام می شود.

3- امضای قراردادها

امضای قراردادها دارای سلسه مراتبی می باشد.

بعد از امضای قرارداد است که مدیر امور قراردادها باید بتواند فازهای اجرایی قراردادها و پرداخت مطالبات را نظارت و مدیریت و برنامه ریزی کند.

متاسفانه در نظر نگرفتن این موضوعات باعث می شود تا شرکت ها با چالش های زیادی روبرو شوند.

ممکن است قراردادی قبل از شروع قرارداد به دلایلی اجرایی نشود.

اینکه در این قراردادها پیش پرداختی پرداخت شده است یا خیر.

اگر پیش پرداختی پرداخت شده چگونه باید مسترد شود. اگر طرف قرارداد هزینه هایی را کرده باشد آیا مستحق دریافت این هزینه ها هست یا خیر.همگی موضوعاتی هستند که مدیریت امور قراردادها باید اجرایی کند.

مدیر امور قراردادها باید بر روند انعقاد قراردادها مدیریت داشته باشد یعنی چه؟

یعنی اولا بحث های مذاکرات قراردادی، بحث تدوین و تنظیم صورتجلسات و هر آنچه قبل از انعقاد قرارداد اتفاق می افتد درباره ثبت مستندات قراردادها ( نقشه ها،اسناد، پیش فاکتورها ) و هر آنچه باید وجود داشته باشد تا بعد موضوع قرارداد اجرایی شود.

بحث اعتبارسنجی طرفین قرارداد

بحث پیش بینی نوع و تعیین تضامین

موضوعاتی است که در مرحله اول مدیریت امور قراردادها باید در نظر گرفته شود.

در زمان اجرای قراردادها چه موضوعاتی مهم می باشد؟

در مرحله اجرا قرارداد قبل از اینکه اجرا شود باید تضمین آن پرداخت شود.

قرارداد در زمان اینکه امضا می شود باید پیش پرداخت آن پرداخت شود.

تاریخ های تحویل ، تنفیذ و ابلاغ قراردادها نیز مهم می باشد.

بعد از تنظیم و شروع اجرای قرارداد ممکن است در روند اجرا با موضوعاتی روبه رو شوید که نیاز باشد آنها را تکمیل کنید یا به قرارداد اضافه یا اصلاح کنید.

گزارش های اجرایی که می توانند مستندسازی مناسبی باشند که به شما کمک می کنند که اگر در مرحله اجرای قرارداد با مشکل روبه رو شدید به چه ترتیبی این مستندات می توانند به یاری شما بیایند.