در طول روز ممکن است ما مذاکراتی داشته باشیم که نیاز به مکان و فضای خاصی نداشته باشد و یا بدون اینکه محل خاصی معین شود، مذاکره و گفتگو انجام و نتیجه‌بخش باشد.

اما بهتر است بدانیم که می‌توانیم بااهمیت دادن به محیط جلسات مذاکرات، آن فضا را به محیطی زیبا و تأثیرگذار و دوست‌داشتنی مبدل کنیم.

ما ممکن است ساعات طولانی را در جلسه مذاکره سپری کنیم، منظره و فضای اتاق ساعت‌ها در معرض دید حاضرین باشد، این موضوع اهمیت این را می‌رساند که باید برای لذت‌بخش ساختن محیط مذاکره تلاش کنیم، نصب تابلو زیبا از منظره، استفاده از گیاهان سبز، بوی مطبوع فضای داخلی و… پیشنهاد‌های زیادی هستند که در مورد آن‌ها در مجلات و سایت‌ها بسیار خوانده‌ایم.

یک موضوعی که در مورد محل مذاکره وجود دارد این است که تغییر فضای محیط مذاکره ربطی به این ندارد که شما رهبر گروه مذاکره هستید یا یکی از کارشناسان و یا اعضاء گروه.

• به این جمله ایمان داشته باشید که ” محلی که در آن پذیرای طرف‌های مذاکره می‌شوید، بر قضاوت افراد در مورد شخص شما، محصول یا سرویس شما تأثیر شگرفی می‌تواند داشته باشد.
• اتاق مذاکره شما تصویری جدیدی از شرکت، اعتبار، محصول و یا خدمات شما را به مشتریان و رقبای شما خود نشان دهند.
• ازلحاظ فيزيكي محيط مذاکره و جلسه شما بايد امكانات اوليه را دارا باشد، استفاده از تهويه متبوع و مناسب، به دور از آلودگی‌های صوتی و سروصداي محيطي و… باشد.
• بهره‌گیری از روانشناسی رنگ‌ها در فضاسازی محیط مذاکره که به تمرکز بالای فکری نیاز است و اینکه افراد باید در فضایی آرام به مباحثه و تصمیم‌گیری بپردازند.
• استفاده از نور مناسب: حضور در اتاق اداری زیر نور تند مهتابی می‌تواند به چشم‌ها فشار بیاورد. گاه لازم است نور فضای کار خود را با اضافه کردن یک چراغ بالای میز گفتگو تغییر دهید. استفاده از نورهای غیرمستقیم و چراغ‌های دکوری شکل می‌تواند به جلوه و نمای اتاق شما بیفزاید.
• در دسترس بودن وسایل پذیرایی روی میز و آب آشامیدنی برای سهولت استفاده افراد حاضر در جلسه.
• چیدمان لوکس و یا چیدمان سنتی انتخاب شما کدام است؟ پیشنهاد غالب دکوراسیونر‌های اتاق مذاکرات شخصیت‌های خاص و مطرح بر استفاده از چیدمان و مبلمان کلاسیک در اتاق مذاکرات است.
• توجه به آراستگی و نظافت محیط؛ نظافت و تمیزی محل مذاکره نشان‌دهنده توجه و احترام شما به مدعوین و سایر طرف‌های مذاکره است، دفتری به‌هم‌ریخته و خاک گرفته در نظر اول این را تداعی می‌کند که این دفتر یا محل مدت‌ها است بلااستفاده است و به‌نوعی کار و دفتر شما کساد است.
• ويژگي يك محيط مذاکره خوب وجود تفاوت و نبودن تبعيض يا احساس تبعيض است که ممکن است در تصاویر تابلوها و یا رنگ‌های مورداستفاده محیط نمود داشته باشد. وجود تبعيض و احساس تبعيض به‌عنوان يكي از عوامل منفي موجب افت انگيزه، خستگي رواني و دل‌زدگی از محیط می‌شود.
• بهتر است با در نظر گرفتن موضوع مذاکرات محیط جلسه را به‌صورت باز یا بسته در نظر بگیریم.

مثلاً در جلسه معرفی خودرو جدید برای دفاتر نمایندگی‌های فروش، برگزاری جلسه در محیط باز، جهت نمایش امکانات و بررسی شرایط ظاهری و فنی خودرو. مطمئناً می‌تواند بسیار تأثیرگذارتر و مفیدتر باشد تا جلسه‌ای رسمی در فضای یک اتاق که به روخوانی اطلاعات کاتالوگ بسنده کنیم.

• اما غیر از موارد خاص، معمولاً جلسات در محیط‌های بسته برگزار می‌شود.
• فراهم کردن شرایط دسترسی افراد حاضر در جلسه مذاکره به وسايل ارتباطي مثل تلفن، اینترنت، رایانه عمومی. اینکه محل مذاکره ازلحاظ دسترسی افراد به اینترنت و رایانه عمومی مجهز باشد شما را از بسیاری از رقیبان و مذاکره‌کنندگان متمایز می‌نماید و به‌نوعی نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شما در میزبان بودن و برگزاری جلسات رسمی و معتبر است.
• استفاده از خوشبوکننده مناسب در محل کار می‌تواند در ایجاد حس بهتر به محیط و افراد حاضر در جلسه کمک کند.
• استفاده از گیاهان در محیط؛ نتایج پژوهش محققان رفتارشناسی دانشگاه روگرز “Rutgers” در نیوجرسی آمریکا نشان داده افراد با نگاه کردن به گل و گیاه و لذت بردن از طراوت، رنگ و عطر آن‌ها می‌توانند حالت روحی نامتعادل خود را تغییر دهند و به حالت طبیعی برگردند؛ درواقع گل، مسبب تعدیل رفتار در طول شبانه‌روز بوده و ما هر بار که به گل و گیاه نگاه می‌کنیم، یک عامل اتصال عصبی مثبت در مغزمان ایجاد می‌کنیم.
• یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای از تأثیرات مثبت گیاهان بر جسم و ذهن و ایجاد تمرکز و افزایش 15 درصد بهره‌وری در برگزاری مذاکرات خود استفاده می‌کند.

جالب است بدانیم؛ گل‌هایی با رنگ ملایم مانند صورتی، سفید، بنفش حس شخص را به‌سوی احساسات آرام سوق داده و گل‌هایی بارنگ گرم و تند مانند قرمز، زرد، نارنجی حس فرد را به‌سوی هیجان و سرزندگی پیش می‌برند.

• استفاده از گل در ورودی سالن یا اتاق مذاکرات بدین معنی است که به‌طور غیرمستقیم به مدعوین خوش‌آمد گویی می‌کنیم.